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Organización de Recursos

Lección 22 de 100. Módulo de Organización Financiera

El secreto de mi éxito fue rodearme de personas mejores que yo.

Andrew Carnegie. 

En todo proyecto es importante tener reflejados los tiempos de trabajo y la distribución de los recursos, así como tener bien definidas las tareas y sobre todo ¿quién y cuando va a realizar cada tarea?

Hay miles de frases sobre productividad o planificación, los coachs y los gurús del emprendimiento las utilizan continuamente. Sin embargo yo me quedo con la siguiente frase que pronunció Rubén Alonso en una conferencia de Valencia

 

DEFINICIONES

La repartición de Recursos hace referencia al método para organizar los medios materiales y humanos que tenemos a nuestra disposición. Es muy complicado por ejemplo crear una web desde el teléfono móvil o de un pc viejo que se cuelga continuamente.

También sería inviable acometer un gran proyecto de venta de productos y querer ser uno mismo el que lo haga todo, desde el diseño de la web hasta el servicio al cliente o la logística.

Todo ello se tiene que hacer ante un horizonte temporal porque al planificar las necesidades de recursos hay que prever, en función de los ingresos y gastos, que cantidad de recursos vamos a necesitar en cada fase de nuestro proyecto y los tiempos que cada fase va a durar.

MONTAJE 

Clasificamos primero los medios humanos de los medios materiales necesarios para después cuantificarlos económicamente y hacer un calendario de la disponibilidad.

Definición de tareas:

Plasma todas las tareas del proceso que tienes que realizar, intentando comprobar si para hacer una tarea B hace falta tener hecha la tarea A. Este curso te sirve de guia para esa organización ya que tienes representados los 100 pasos a seguir, solamente te falta adaptarlo a tu proyecto o empresa.

Recursos Materiales:

Tenemos que hacer un inventario de los materiales de hardware y software necesarios, así como de las necesidades a lo largo del tiempo que vayamos a tener. Por ejemplo podemos comenzar el proyecto con nuestro ordenador personal pero si en el plazo de lo previsto incrementamos las ventas quizas sea el momento de comprar otro, el mismo ejemplo valdría para una impresora, etc.

    • Los requerimientos de hardware de la aplicación
    • El equipo servidor
    • La capacidad de respuesta
    • Terminales
    • Requerimientos de red y de Internet
    • Determinar si la aplicación ha de disponerse de una intranet o extranet
    • Software necesario.

Recursos Humanos:

Es importantísimo pensar en términos de equipo cuando construimos un proyecto, incluso en el caso de que estés planeando un Blog personal.

Desde ya, te digo que no vas a poder hacerlo todo tú solo, sino delegas no triunfarás. Al menos necesitarás subcontratar tareas más rutinarias cómo hacer la contabilidad o crear enlaces, y sobre todo aspectos más técnicos que se escapan de tu conocimiento y tiempo.

Lo primero es evaluar el conjunto de técnicos que estarán a cargo de la concepciónconstrucciónevaluación y mantenimiento del sitio.

Para ello tienes que averiguar:

    • Cuáles son los requerimientos técnicos para este fin
    • Quiénes serán los miembros del equipo
    • Seleccionar la estructura
    • Buscar a quién vas a subcontratar y las horas que los necesitarás

Si vendemos servicios es muy importante definir las horas de trabajo que cuesta hacer cada tarea porque podemos vernos saturados y no llegar a tiempo a entregar lo acordado.

Es preciso contar con colaboradores que te puedan ayudar o a los que les puedas desviar trabajo, eso sí que sea una parte muy pequeña, a menos que seas una empresa. Si subcontratas todo el servicio el cliente se dará cuenta y no confiará más en ti, además de la mala reputación que te generará.

Organización Logística.

En el caso de que vendamos un producto físico del stock que necesitamos en cada momento dependiendo de las ventas previstas. En este caso tenemos que hacer una lista con los proveedores que nos suministran y los plazos de entrega, teniendo en cuenta que pueden fallarnos o incluso subirnos el precio y en ese caso debemos tener un plan B y contar con otros suministradores.

También tenemos que trazar la logística si vendemos productos físicos ya que cada día es un factor muy importante y tenemos que destinar cierto tiempo al día para preparar los pedidos y establecer la recogida del transportista. Es fundamental contar con varios transportistas y negociar los precios cerrados para evitar sorpresas.

Calenderización:

Todo lo que has definido ahora has de plasmarlo en un calendario llamado cronograma donde tienes que establecer las fases y los tiempos de ejecución de las tareas que vayas a hacer. Es buena idea marcarte en colores atendiendo a la prioridad. Por ejemplo, si para que en Noviembre podamos lanzar una campaña de publicidad es necesario que entre el mes de Septiembre y Octubre tengamos el producto terminado, ponte en color rojo esa tarea en el mes de Octubre porque así sabrás que ese mes es prioritario acabarlo.

Plan de Contingencias:

Cuando uno tiene un negocio sabe que siempre van a pasarle cosas, buenas y malas, esta es la magia de ser emprendedor. Uno nunca está preparado para afrontar los problemas que surjan, sin embargo si creas un plan de contingencia e incluyes todo lo que se te pueda ocurrir que salga mal y sus posibles soluciones, seguramente saldrán problemas nuevos pero te servirá de guía para solucionarlo tal y como pensaste solucionar un problema parecido.

Por ejemplo si resulta que en plena campaña de lanzamiento de un producto se te cae el servidor web y te quedas sin poder vender, tienes que establecer un plan para poder migrar toda la información a otro servidor en un plazo lo más corto posible.

HERRAMIENTAS 

Hay infinidad de herramientas de productividad y de organización, todas son buenas, ahora bíen si no quieres aprender a utilizarlas, te recomiendo que obligatoriamente utilices un calendario digital, el de Outlook o el de Google Calendar funcionan de maravilla.

En este video te enseñan el funcionamiento del Google Calendar

 

Otra excelente herramienta de productividad donde tienes todas las herramientas en una es Trello, en este video te explican su funcionamiento

CAJA DE HERRAMIENTAS DE IKREA.DIGITAL

Accede a Recursos y Herramientas muy útiles para elaborar tu negocio. Te puedes descargar plantillas, planes de negocio, hojas de excell, informes y mucho más elaborado por los profesores del curso de Ikrea.Digital

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