Organización de Recursos

Clasificamos primero los medios humanos de los medios materiales necesarios para después cuantificarlos económicamente y hacer un calendario de la disponibilidad.

Definición de tareas:

Plasma todas las tareas del proceso que tienes que realizar, intentando comprobar si para hacer una tarea B hace falta tener hecha la tarea A. Este curso te sirve de guia para esa organización ya que tienes representados los 100 pasos a seguir, solamente te falta adaptarlo a tu proyecto o empresa.

Recursos Materiales:

Tenemos que hacer un inventario de los materiales de hardware y software necesarios, así como de las necesidades a lo largo del tiempo que vayamos a tener. Por ejemplo podemos comenzar el proyecto con nuestro ordenador personal pero si en el plazo de lo previsto incrementamos las ventas quizas sea el momento de comprar otro, el mismo ejemplo valdría para una impresora, etc.

• • Los requerimientos de hardware de la aplicación

• • El equipo servidor

• • La capacidad de respuesta

• • Terminales

• • Requerimientos de red y de Internet

• • Determinar si la aplicación ha de disponerse de una intranet o extranet
  • Software necesario.

Recursos Humanos:

Es importantísimo pensar en términos de equipo cuando construimos un proyecto, incluso en el caso de que estés planeando un Blog personal.

Desde ya, te digo que no vas a poder hacerlo todo tú solo, sino delegas no triunfarás. Al menos necesitarás subcontratar tareas más rutinarias cómo hacer la contabilidad o crear enlaces, y sobre todo aspectos más técnicos que se escapan de tu conocimiento y tiempo.

Lo primero es evaluar el conjunto de técnicos que estarán a cargo de la concepción, construcción, evaluación y mantenimiento del sitio.

Para ello tienes que averiguar:

• • Cuáles son los requerimientos técnicos para este fin

• • Quiénes serán los miembros del equipo

• • Seleccionar la estructura

• • Buscar a quién vas a subcontratar y las horas que los necesitarás

Si vendemos servicios es muy importante definir las horas de trabajo que cuesta hacer cada tarea porque podemos vernos saturados y no llegar a tiempo a entregar lo acordado.

Es preciso contar con colaboradores que te puedan ayudar o a los que les puedas desviar trabajo, eso sí que sea una parte muy pequeña, a menos que seas una empresa. Si subcontratas todo el servicio el cliente se dará cuenta y no confiará más en ti, además de la mala reputación que te generará.

Organización Logística.

En el caso de que vendamos un producto físico del stock que necesitamos en cada momento dependiendo de las ventas previstas. En este caso tenemos que hacer una lista con los proveedores que nos suministran y los plazos de entrega, teniendo en cuenta que pueden fallarnos o incluso subirnos el precio y en ese caso debemos tener un plan B y contar con otros suministradores.

También tenemos que trazar la logística si vendemos productos físicos ya que cada día es un factor muy importante y tenemos que destinar cierto tiempo al día para preparar los pedidos y establecer la recogida del transportista. Es fundamental contar con varios transportistas y negociar los precios cerrados para evitar sorpresas.

Calenderización:

Todo lo que has definido ahora has de plasmarlo en un calendario llamado cronograma donde tienes que establecer las fases y los tiempos de ejecución de las tareas que vayas a hacer. Es buena idea marcarte en colores atendiendo a la prioridad. Por ejemplo, si para que en Noviembre podamos lanzar una campaña de publicidad es necesario que entre el mes de Septiembre y Octubre tengamos el producto terminado, ponte en color rojo esa tarea en el mes de Octubre porque así sabrás que ese mes es prioritario acabarlo.

Plan de Contingencias:

Cuando uno tiene un negocio sabe que siempre van a pasarle cosas, buenas y malas, esta es la magia de ser emprendedor. Uno nunca está preparado para afrontar los problemas que surjan, sin embargo si creas un plan de contingencia e incluyes todo lo que se te pueda ocurrir que salga mal y sus posibles soluciones, seguramente saldrán problemas nuevos pero te servirá de guía para solucionarlo tal y como pensaste solucionar un problema parecido.

Por ejemplo si resulta que en plena campaña de lanzamiento de un producto se te cae el servidor web y te quedas sin poder vender, tienes que establecer un plan para poder migrar toda la información a otro servidor en un plazo lo más corto posible.

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